با پیشرفت روزافزون فناوری، صنعت هتل‌داری در چند دهه اخیر دچار تغییر و تحول بسیاری شده است. هتل‌داران در رقابت با هم‌دیگر به دنبال متریال‌های جدیدی هستند تا خاص بودن خود را به رخ بکشند و در این رقابت از دیگران پیشی بگیرند. بدیهی است که نتیجه این موضوع افزایش کیفیت اقامت میهمانان و کسب تجربه‌های جدید و متفاوت در طول سفر آن‌ها است. هوشمندسازی هتل و استفاده از فناوری‌های متصل به هم و اینترنت در هتل یکی از مهمترین راه کارهای به روزرسانی هتل‌ها است؛ به طوری‌که امروزه کمتر هتل تازه تاسیسی را می‌توان دید که به فناوری‌های هوشمند مجهز نباشد.
قفل در آنلاین یکی از مهمترین ارکان هوشمندسازی در هتل
قفل های هتلی آنلاین با تکنولوژی به روز و امکانات فراوانی که دارند، مورد علاقه میهمانان و همچنین هتل‌داران می‌باشند. این فناوری به ظاهر پیچیده راه‌حل بسیاری از مشکلاتی است که باعث صرفه‌جویی در وقت، راحت‌تر شدن روند پذیرش میهمان و افزایش امنیت اتاق‌های میهمانان می‌شود.
قفل آنلاین هتلی چیست؟
به طور کلی به فناوری‌هایی آنلاین گفته می‌شود که بتوان آن‌ها را در هر زمان از راه دور کنترل نمود. قفل هتلی آنلاین نیز قفلی است که می‌توان به وسیله نرم‌افزار مخصوص هتلی از راه دور به آن متصل شد. این اتصال به دو روش سیمی (قدیمی‌تر) و روش بی‌سیم میسر می‌شود.
در روش سیمی بر روی کم درب یک وسیله گیرنده (یا فرستنده) نصب می‌شود که در زمان بسته شدن درب روبروی همتای خود که روی قفل نصب شده قرار می‌گیرد و اطلاعات را از طریق فناوری اینفرارد منتقل می‌کنند. در این تکنولوژی سرور هتل توسط یک رشته سیم به کم درب و بعد از آن به قفل متصل می‌شود.
نوع دیگر اتصال روش بی‌سیم می‌باشد. در این روش هر چند عدد قفل توسط فناوری وایرلس به یک روتر در محدوده آن‌ها متصل می‌شود و روتر مورد نظر نیز به روش سیمی یا وایرلس به سرور هتل متصل می‌شود. از مزیت‌های روش وایرلس نسبت به روش قدیمی‌تر که همان روش سیم‌دار است می‌توان کاهش هزینه‌های سیم‌کشی و نصب و همچنین کاهش هزینه‌های نگه‌داری و تعمیر را نام برد. تنها برتری که روش سیمی نسبت به بی‌سیم دارد کمتر بودن مصرف انرژی قفل و افزایش عمر باتری‌ها نسبت به روش دیگر است.
مزایای سیستم آنلاین قفل هتلی نسبت به سیستم آفلاین چیست؟
- قفل آنلاین این قابلیت را دارد که به نرم‌افزار مخصوص هتلی متصل شده و مسئول پذیرش هر زمان که بخواهد درب اتاقی را باز کند یا قفل نماید؛ در حالی که در مدل آفلاین این امر تنها با حضور فرد در مقابل درب اتاق و گرفتن کارت مخصوص همان قفل در مجاورت اسکنر میسر می‌شود.
- در صورت گم شدن کارت اتاق توسط میهمان مسئول پذیرش از طریق نرم‌افزار هتلی و پشت میز خود کارت مفقود شده را غیرفعال و کارت جدید را تعریف می‌کند. در حالی که در مدل آفلاین بسته به امکانات قفل میهمان‌دار یا با حضور در مقابل قفل یا با تعریف کارت جدید و استفاده از آن کارت در مقابل قفل، کارت مفقودی را غیرفعال می‌کند. در مدل آنلاین سرعت غیرفعال شدن کارت مفقودی بالاتر و در نتیجه تضمین امنیت اتاق بیشتر است.
- مدیر هتل در هر زمانی که بخواهد تنها از طریق نرم‌افزار هتلی می‌تواند دسترسی میهمان‌داران را محدود یا لغو کند. ولی در مدل‌های آفلاین باید کارت از مهمان‌دار گرفته شود یا به صورت دستی این دسترسی محدود شود.
- در مواقع اضطراری مانند آتش‌سوزی، مدیر هتل با یک کلیک می‌تواند تمامی درها را باز کند تا خروج افراد با سرعت بیشتری انجام گیرد ولی در مدل‌های آفلاین این عمل باید به صورت دستی توسط مهمان‌دار و نزدیک کردن کارت مخصوص به قفل دیجیتال انجام شود.
- در زمان بروز مشکلی در اتاق میهمان، مانند دزدی یا گم شدن اشیاء گران قیمت، مسئول امنیت هتل می‌تواند از طریق کامپیوتر خود به صورت آنلاین گزارش تمامی ورود و خروج‌های افراد را به اتاق بررسی کند ولی در مدل‌های آفلاین در صورت امکان گزارش‌گیری این امر به صورت محدودتر از طریق PDA مخصوص یا ذخیره اطلاعات روی یک کارت خالی و بازخوانی آن توسط کامپیوتر انجام می‌شود. بدیهی است که سرعت و دقت گزارش‌گیری در روش آنلاین چندین برابر مدل‌های آفلاین می‌باشد.
آیا امکان دارد هتل‌داری قفل آفلاین را بر آنلاین ترجیح دهد؟
برای هتل‌دارانی که به دنبال ارزان تمام شدن هزینه‌های اجرایی هتل خود هستند قفل های آفلاین گزینه بهتری به نظر می‌آیند. در سیستم آفلاین علاوه بر ارزان‌تر بودن خود قفل، بسیاری از هزینه‌های سیم‌کشی و تجهیزات اضافه‌ای که زیرساخت سیستم آنلاین هستند حذف می‌شود و در نتیجه قیمت تمام شده برای هتل‌دار بسیار پایین می‌آید.
یکی دیگر از علت‌های ترجیح قفل آفلاین بر قفل کارتی، مصرف پایین انرژی آن است. قفل های دیجیتال معمولا با باتری‌های داخلی کار می‌کنند. در قفل های آنلاین به دلیل مرتبط بودن قفل با روتر (در مدل وایرلس) یا گیرنده اینفرارد و تبادل مدام اطلاعات، مصرف انرژی چند برابر می‌شود به طوری‌که در بعضی مدل‌ها هر ۲یا ۳ ماه باید باتری‌های قفل جایگزین شود. این مصرف زیاد باتری در هتل‌هایی با تعداد اتاق زیاد، سالیانه هزینه گزافی را بر دوش هتل‌دار می‌گذارد. حال این‌که قفل های آفلاین بسته به مدل و نوع باتری مصرفی، عمر باتری ها تا ۲ سال به درازا می‌کشد.
تبدیل قفل های آفلاین به آنلاین
فناوری آنلاین وایرلس این امکان را به هتل‌داران می‌دهد که قفل هتلی آفلاین خود را تنها با نصب چند دستگاه و بدون خراب‌کاری و استفاده از تجهیزات روی کار به آنلاین به روزرسانی کنند. این فرآیند با نصب یک برد آنلاین درون درب اتاق و اتصال آن با قفل و نصب یک روتر در محدوده اتاق‌ها انجام می‌شود. روتر مربوطه به سرور هتل متصل و با نصب افزونه نرم‌افزاری مخصوص، بعد از آن دیگر هتل‌دار می‌تواند از امکانات قفل آنلاین هتلی بهره ببرد.
باید این نکته را در نظر داشت که استفاده از هر فناوری جدیدی مزایا و معایبی دارد که قبل از تصمیم به استفاده باید تمامی جوانب آن مورد بررسی قرار گیرد. تکنولوژی‌های روز، همواره راحتی و امنیت را در قبال بهای گران‌تر به ارمغان می‌آورند و این شما هستید که تصمیم می‌گیرید که این راحتی به بهای آن می‌ارزد یا نه؟